Hediye ve Ağırlama Politikası

1. Amaç

VOZGO Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi (“VOZGO”), iş ilişkilerinde hediye, ağırlama ve benzeri menfaatlerin etik, makul ve hukuka uygun sınırlar içinde kalmasını esas alır.

İşbu Politikanın amacı, ticari nezaket kapsamında kabul edilebilecek uygulamalar ile kararları uygunsuz biçimde etkileyebilecek menfaatler arasındaki temel sınırları belirlemektir.

İşbu Politika emredici mevzuatın yerine geçmez. Politika, somut bir hediye eşiği, onay yetki tablosu veya hediye sicilinin bulunduğu anlamına gelmez.

2. Kapsam

İşbu Politika VOZGO yöneticilerini, çalışanlarını, danışmanlarını ve VOZGO adına hareket eden kişileri kapsar.

Uygun olduğu ölçüde tedarikçi, müşteri ve iş ortaklarıyla yürütülen ilişkilerde de dikkate alınır.

3. Temel ilke

Hediye veya ağırlamanın ticari bir kararı uygunsuz biçimde etkilememesi, karşılık beklentisi yaratmaması, rüşvet veya gizli menfaat niteliği taşımaması ve yürürlükteki mevzuata aykırı olmaması esastır.

Bir menfaatin “hediye”, “promosyon”, “ağırlama” veya başka bir isimle sunulması, işlemin gerçek niteliğini değiştirmez.

4. Makul ticari nezaket

İş dünyasında olağan kabul edilen sembolik hediyeler, promosyon ürünleri, makul yemek ve ikramlar ile ticari toplantılar kapsamındaki olağan ağırlamalar olayın koşullarına göre kabul edilebilir.

Bu tür uygulamaların sıklığı, değeri, amacı ve taraflar arasındaki ilişki birlikte değerlendirilir.

Bu madde belirli bir tutarın altındaki her menfaatin otomatik olarak uygun olduğu anlamına gelmez.

5. Kabul edilemeyecek menfaatler

Aşağıdaki nitelikteki menfaatler kabul edilmez:

• Nakit veya nakit benzeri kişisel ödemeler
• Gizli komisyonlar
• Hukuka aykırı avantajlar
• Belirli bir karar karşılığında verilen menfaatler
• Kişisel çıkar sağlama amacı taşıyan ödemeler
• Rüşvet niteliğindeki her türlü teklif

6. Karar süreçleri

Devam eden satın alma, tedarikçi seçimi, sözleşme görüşmesi, teklif, işe alım, ihale veya benzeri karar süreçlerinde verilen hediye veya ağırlamalar daha yüksek risk oluşturabilir.

Bu tür durumlarda menfaatin kabul edilip edilmemesi ihtiyatlı şekilde değerlendirilmelidir.

7. Kamu görevlileri

Kamu görevlileri veya kamu kurumlarıyla ilişkilerde hediye ve ağırlama konusunda yürürlükteki mevzuat ve ilgili etik kurallar dikkate alınır.

Bir kamu görevlisinin kararını veya görevini uygunsuz biçimde etkilemeye yönelik doğrudan veya dolaylı menfaat sağlanamaz.

8. Üçüncü kişiler üzerinden sağlanan menfaatler

Doğrudan verilmesi uygun olmayan bir hediye veya menfaat aile üyesi, danışman, aracı, tedarikçi veya başka bir üçüncü kişi üzerinden dolaylı biçimde de sağlanamaz.

9. Kişisel menfaat

VOZGO adına yürütülen ticari ilişkilerin kişisel indirim, özel ödeme, ücretsiz hizmet, kişisel seyahat veya özel ayrıcalık elde etmek amacıyla kullanılması kabul edilmez.

Olağan müşteri veya çalışan avantajları bu hükmün dışında değerlendirilebilir.

10. Ağırlama ve etkinlikler

İş yemekleri, toplantılar, konferanslar, etkinlikler veya benzeri ağırlamalar meşru bir ticari amaç taşımalı, makul düzeyde olmalı ve uygunsuz etki yaratmamalıdır.

Aşırı, lüks veya iş ilişkisinin niteliğiyle açıkça orantısız ağırlamalar ayrıca değerlendirilir.

11. Seyahat ve konaklama

Üçüncü kişiler tarafından karşılanan seyahat veya konaklama giderleri, özellikle kişisel menfaat veya ticari kararları etkileme riski taşıması halinde dikkatle değerlendirilmelidir.

İş amacıyla zorunlu ve makul düzenlemeler olayın koşullarına göre farklı değerlendirilebilir.

12. Hediye verilmesi

VOZGO tarafından üçüncü kişilere verilen hediyelerin de meşru ticari veya kurumsal amaç taşıması, makul olması, hukuka uygun olması ve uygunsuz avantaj sağlama amacı taşımaması esastır.

13. Çıkar çatışması

Hediye veya ağırlamanın taraflardan birinin tarafsız karar verme yeteneğini etkileyebileceği durumlar ayrıca Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası kapsamında değerlendirilebilir.

14. Rüşvet ve yolsuzlukla ilişki

Hediye ve ağırlamalar hiçbir şekilde rüşvet veya yolsuzluk amacıyla kullanılamaz.

Şüpheli durumlarda Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası dikkate alınır.

15. Kayıt ve belgelendirme

Şirket tarafından gerçekleştirilen önemli hediye veya ağırlama harcamalarının gerçek ticari amacı yansıtacak şekilde kayıt altına alınması esastır.

Yanıltıcı veya gerçeğe aykırı açıklamalarla harcama kaydı oluşturulamaz.

Bu madde tamamlanmış bir hediye sicilinin veya otomatik onay sisteminin bulunduğu anlamına gelmez.

16. Tereddütlü durumlar

Bir hediye veya ağırlamanın uygun olup olmadığı konusunda tereddüt bulunması halinde çalışan ilgili yöneticiden veya yetkili birimden görüş talep edebilir.

Gerekli durumlarda hukuki değerlendirme alınabilir.

17. Bildirim

Uygunsuz hediye, ağırlama veya menfaat teklif edildiğini ya da sağlandığını düşünen kişiler VOZGO'ya bildirimde bulunabilir.

E-posta

[email protected]

KEP

[email protected]

Diğer kanallar

İhbar Bildirim sayfasındaki telefon, posta ve ofis kanalları

Bildirimler olayın niteliğine göre ilgili birimler ve gerektiğinde anlaşmalı hukuk bürosu tarafından değerlendirilir.

E-posta teknik anonimlik garantisi vermez. İhbar Bildirim sayfası acil yardım hattı değildir. Ayrıntılar İhbar Politikası ile birlikte değerlendirilir.

18. Misilleme yasağı

İyi niyetle uygunsuz hediye veya menfaat bildiren kişiye yalnızca bu bildirim nedeniyle haksız olumsuz muamelede bulunulmaması esastır.

Bilerek gerçek dışı veya kötü niyetli bildirimler bu kapsamda değerlendirilmez. İddianın doğrulanmaması tek başına kötü niyet anlamına gelmez. Ayrıntılar Misillemenin Engellenmesi Politikası ile birlikte değerlendirilir.

19. İhlaller

İşbu Politikaya aykırı davranışlar olayın niteliğine göre değerlendirilir.

VOZGO'nun gerekli idari, disiplin, sözleşmesel ve hukuki tedbirleri alma hakları saklıdır.

20. Diğer politikalarla ilişki

İşbu Politika Etik İlkeler, Uyum Politikası, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası, Bağış ve Sponsorluk Politikası ve İhbar Politikası ile birlikte değerlendirilir.

Emredici mevzuat hükümleri her durumda önceliklidir.

21. Yönetim ve gözetim

İşbu Politikanın uygulanması VOZGO yönetimi ve ilgili iş birimleri tarafından takip edilir.

Hukuki değerlendirme gerektiren konular gerektiğinde anlaşmalı hukuk bürosunun gözetim ve danışmanlığı kapsamında incelenir.

Bu madde, hediye onay komitesi veya sürekli görevli bağımsız bir inceleme biriminin atanmış olduğu anlamına gelmez.

22. Yürürlük ve güncelleme

İşbu Hediye ve Ağırlama Politikası yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

VOZGO, mevzuat veya şirket uygulamalarındaki değişikliklere göre Politikayı güncelleyebilir. Güncel Politika www.vozgo.com üzerinde yayımlanır.

İnternet sitesinde yayımlanması, somut bir işlemde ayrıca alınması gereken onay, kayıt veya hukuki değerlendirmenin yerine geçmez.

23. İletişim

İşbu Politika kapsamında soru, değerlendirme talebi veya bildirim için:

Unvan

VOZGO Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi

Adres

Mustafa Kemal Mah. 3004 Cad. No: 91 Ataşehir / İSTANBUL

Ticaret sicili

İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü – 290912-5

MERSİS

0925096992000001

KEP

[email protected]

E-posta

[email protected]

Web

www.vozgo.com

VOZGO'nun hediye ve ağırlama yaklaşımı şirket yönetimi ve ilgili iş birimleri tarafından takip edilir; gerekli hukuki değerlendirmeler anlaşmalı hukuk bürosunun gözetim ve danışmanlığı kapsamında yürütülür.