Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası

1. Amaç

VOZGO Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi (“VOZGO”), tüm faaliyetlerinde dürüstlük, tarafsızlık, şeffaflık ve şirket menfaatlerinin korunmasını temel etik ilkeler olarak kabul eder.

İşbu Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası (“Politika”); VOZGO adına karar alan veya faaliyet gösteren kişilerin kişisel menfaatleri ile VOZGO'nun, müşterilerinin, iş ortaklarının veya diğer paydaşlarının menfaatleri arasında ortaya çıkabilecek gerçek, potansiyel veya görünürdeki çıkar çatışmalarının önlenmesi, tespit edilmesi, açıklanması, değerlendirilmesi ve uygun şekilde yönetilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

İşbu Politika Etik İlkeler ile birlikte uygulanır; kanuni hakları veya sözleşmeden doğan daha elverişli hakları daraltmaz.

2. Kapsam

İşbu Politika; yönetim kurulu üyelerini, yöneticileri, çalışanları, danışmanları, yüklenicileri, VOZGO adına yetki kullanan kişileri ve uygun olduğu ölçüde tedarikçi ve iş ortaklarını kapsar.

VOZGO adına karar verme, teklif alma, satın alma, işe alım, tedarikçi seçimi, müşteri yönetimi veya ticari müzakere süreçlerine katılan kişiler bakımından bu Politika özellikle önem taşır.

3. Çıkar çatışması nedir?

Çıkar çatışması, bir kişinin VOZGO adına tarafsız ve objektif biçimde hareket etmesi gereken bir durumda kişisel, ailevi, mali, ticari veya mesleki bir menfaatinin karar veya davranışını etkileyebilecek olmasıdır.

Çıkar çatışmasının fiilen VOZGO'ya zarar vermiş olması gerekmez.

Makul bir üçüncü kişinin olayın koşullarını değerlendirdiğinde kişinin tarafsızlığından şüphe duyabileceği durumlar da görünürde çıkar çatışması olarak değerlendirilebilir.

4. Temel ilkeler

VOZGO bünyesinde aşağıdaki ilkeler uygulanır:

1. Şirket kararları kişisel menfaatlerden bağımsız şekilde alınır.
2. Çıkar çatışmaları mümkünse ortaya çıkmadan önlenir.
3. Ortaya çıkan veya ortaya çıkma ihtimali bulunan çatışmalar gecikmeksizin açıklanır.
4. Çıkar çatışması bulunan kişi ilgili karar sürecinden çekilir.
5. Şirket imkânları kişisel kazanç amacıyla kullanılmaz.
6. Gizli bilgiler kişisel veya üçüncü kişiler lehine kullanılmaz.
7. Tedarikçi, müşteri ve çalışan seçimleri objektif kriterlere dayanır.
8. Bildirim yapan kişiler iyi niyetli bildirimleri nedeniyle cezalandırılmaz.

5. Gerçek, potansiyel ve görünürde çıkar çatışması

5.1. Gerçek çıkar çatışması

Kişisel bir menfaatin halihazırda kişinin VOZGO adına aldığı veya alacağı bir kararla doğrudan kesişmesi durumudur.

5.2. Potansiyel çıkar çatışması

Henüz gerçekleşmemiş olmakla birlikte gelecekte çıkar çatışmasına dönüşmesi makul şekilde mümkün olan durumdur.

5.3. Görünürde çıkar çatışması

Fiili bir çıkar çatışması bulunmasa dahi dışarıdan bakıldığında kişinin tarafsızlığının sorgulanmasına yol açabilecek durumdur.

Üç kategori de işbu Politika kapsamında açıklanmalıdır.

6. Kişisel menfaat

VOZGO adına görev yapan kişiler şirket kararlarını kişisel kazanç, ailevi menfaat, arkadaşlık ilişkisi, ticari ilişki, borç veya alacak ilişkisi ya da gelecekte iş veya kazanç beklentisi nedeniyle etkileyemez.

Kişisel bir menfaatin VOZGO'nun çıkarlarıyla çatışması halinde VOZGO'nun meşru menfaatlerinin korunması esastır.

7. Yakınlarla ilişkili işlemler

Bir çalışanın veya yöneticinin eşi, partneri, anne veya babası, çocuğu, kardeşi, yakın akrabası veya yakın kişisel ilişki içerisinde bulunduğu kişi VOZGO ile ticari ilişki kuruyorsa veya kurmayı planlıyorsa ilgili kişi bu durumu açıklamalıdır.

Yakınlık ilişkisi tek başına ticari ilişkinin yasaklanması anlamına gelmez.

Ancak ilgili kişi tedarikçi seçimi, fiyatlandırma, sözleşme müzakeresi, ödeme onayı ve performans değerlendirmesi gibi karar süreçlerinden çekilmelidir.

8. Tedarikçi seçiminde çıkar çatışması

VOZGO'nun tedarikçi ve hizmet sağlayıcı seçimleri mümkün olduğu ölçüde kalite, fiyat, güvenilirlik, teknik yeterlilik, hizmet seviyesi, güvenlik ve mevzuata uyum gibi objektif kriterlere dayanır.

Tedarikçi seçiminden sorumlu kişinin ilgili tedarikçide pay sahibi olması, yönetici olması, ekonomik menfaatinin bulunması veya yakın aile ilişkisinin bulunması halinde durum açıklanmalıdır.

İlgili kişi seçim ve karar sürecinden çekilir.

9. Müşteri ilişkilerinde çıkar çatışması

Çalışanlar ve yöneticiler müşteri ilişkilerini kişisel kazanç sağlamak amacıyla kullanamaz.

Bir çalışanın VOZGO müşterisinden kişisel ödeme, komisyon, borç, ticari fırsat, yatırım veya kişisel hizmet alması ya da talep etmesi yasaktır; olağan ve mevzuata uygun ticari ilişkiler bakımından yönetimce açıkça izin verilen durumlar saklıdır.

10. Komisyon ve kişisel ödeme

VOZGO adına yapılan bir işlem nedeniyle çalışanın veya yöneticinin üçüncü bir kişiden gizli veya kişisel komisyon, aracılık bedeli, prim, ödeme, indirim veya başka ekonomik menfaat alması yasaktır.

VOZGO'ya ait olması gereken bir ticari kazanç kişisel hesaba yönlendirilemez.

11. Hediye ve ağırlama

Hediye, ağırlama veya benzeri menfaatler bir iş kararını etkilemek veya etkiliyor izlenimi oluşturmak amacıyla kabul edilemez.

Nakit veya nakit benzeri, alışılmadık derecede yüksek değerli, karar süreciyle bağlantılı, karşılık beklentisi oluşturabilecek, gizli tutulması talep edilen veya mevzuata aykırı hediyeler kabul edilmemelidir.

Sembolik ve makul değerdeki olağan iş hediyeleri, şirketin diğer etik ve uyum kurallarına aykırı olmadığı sürece kabul edilebilir. Somut bir tutar eşiği bu Politikada yayımlanmamıştır; eşik belirlendiğinde Hediye ve Ağırlama Politikası kapsamında ayrıca açıklanır.

Şüpheli durumlar açıklanmalıdır.

12. Borç ve finansal ilişkiler

Çalışanların karar verme yetkileri bulunan müşteriler, tedarikçiler veya iş ortakları ile kişisel borç veya olağan dışı mali ilişkilere girmeleri çıkar çatışması yaratabilir.

Bu tür ilişkiler kararların tarafsızlığını etkileyebilecek nitelikteyse ilgili yöneticiye bildirilmelidir.

13. Şirket fırsatlarının kişisel amaçla kullanılması

Çalışan veya yöneticiler görevleri sırasında öğrendikleri ticari fırsatları, müşteri taleplerini, yatırım fırsatlarını, ürün fikirlerini, iş bağlantılarını ve potansiyel projeleri VOZGO'nun bilgisi dışında kendileri veya üçüncü kişiler için kullanamaz.

VOZGO'ya ait ticari fırsatların kişisel kazanca dönüştürülmesi yasaktır.

14. Şirket varlıklarının kişisel kullanımı

VOZGO'ya ait para, cihaz, sunucu, yazılım lisansı, araç, ofis, hesap, abonelik, kredi kartı, marka ve müşteri ağı gibi varlıklar yetkisiz biçimde kişisel ticari faaliyet amacıyla kullanılamaz.

Makul seviyedeki kişisel kullanım şirket tarafından ayrıca izin verilen kullanım kurallarına tabi olabilir.

15. Gizli bilgiler

VOZGO bünyesinde öğrenilen müşteri bilgileri, fiyatlandırmalar, teklifler, stratejiler, kaynak kodlar, finansal veriler, teknik altyapı, iş planları ve erişim bilgileri kişisel menfaat sağlamak veya üçüncü kişilere menfaat sağlamak amacıyla kullanılamaz.

Bu yükümlülük kişinin VOZGO ile ilişkisinin sona ermesinden sonra da uygulanabilir.

16. Yan iş ve ek faaliyetler

Çalışanların VOZGO dışındaki ticari veya mesleki faaliyetlerinin VOZGO'daki görevlerini aksatmaması, VOZGO ile doğrudan rekabet oluşturmaması, şirket kaynaklarını kullanmaması, gizli bilgilerden yararlanmaması ve çıkar çatışmasına yol açmaması gerekir.

Çıkar çatışması yaratma ihtimali bulunan dış faaliyetler önceden ilgili yöneticiye bildirilmelidir.

17. Rakip şirketlerle ilişkiler

VOZGO çalışanlarının şirketin faaliyetleriyle doğrudan rekabet eden bir işletmede yönetici olması, aktif görev alması, danışmanlık vermesi veya önemli ekonomik menfaate sahip olması çıkar çatışması oluşturabilir.

Böyle bir durum varsa önceden bildirim yapılmalıdır.

Pasif ve kararları etkilemeyecek ölçüdeki yatırımlar somut olayın özelliklerine göre ayrıca değerlendirilir.

18. Şirket ortaklıkları ve yatırımlar

Bir çalışan veya yöneticinin VOZGO'nun tedarikçisinde, müşterisinde, rakibinde veya önemli iş ortağında maddi kararlarını etkileyebilecek derecede ekonomik menfaatinin bulunması halinde bu durum açıklanmalıdır.

Küçük ölçekli, halka açık ve kişinin ilgili şirket üzerinde herhangi bir etkisinin bulunmadığı yatırımlar ayrıca değerlendirilebilir.

19. İşe alımda çıkar çatışması

İşe alım süreçlerinde adayların akrabalık, arkadaşlık veya kişisel ilişki nedeniyle ayrıcalıklı veya olumsuz muamele görmemesi esastır.

Adayla yakın ilişkisi bulunan çalışan bu durumu açıklamalı ve mümkünse karar sürecinden çekilmelidir.

İşe alım kararları yetkinlik, deneyim, pozisyona uygunluk ve şirket ihtiyacı gibi objektif ölçütlere dayanmalıdır.

20. Terfi ve performans değerlendirmeleri

Bir yöneticinin değerlendirdiği çalışanla çıkar çatışmasına yol açabilecek yakın kişisel veya ekonomik ilişkisi bulunması halinde durum açıklanmalıdır.

Değerlendirme süreci gerektiğinde başka bir yöneticiye devredilebilir.

21. Satın alma ve ödeme onayları

Bir kişinin hem tedarikçi seçmesi, sözleşme şartlarını belirlemesi, faturayı kontrol etmesi ve ödemeyi nihai olarak onaylaması gibi süreçlerin tamamını tek başına yürütmesi, imkânlar ölçüsünde önlenir.

Özellikle önemli tutarlı işlemlerde görevler ayrılığı ve ikinci kontrol mekanizmaları uygulanabilir. Somut onay yetkileri ve tutar limitleri işleyişe göre ayrıca belirlenir; bu Politika tek başına bir yetki tablosu oluşturmaz.

22. Yetkinin kişisel menfaat için kullanılması

VOZGO tarafından verilen satın alma yetkisi, fiyat belirleme yetkisi, indirim yetkisi, kullanıcı oluşturma yetkisi, ödeme yetkisi ve erişim yetkisi kişisel veya üçüncü kişi lehine avantaj sağlamak amacıyla kullanılamaz.

23. İndirim ve ayrıcalıklar

Çalışanların müşterilere veya üçüncü kişilere sağladıkları indirim, ücretsiz hizmet, kredi, ek kullanım ve özel fiyat gibi ticari avantajların şirketin yetkilendirme kurallarına uygun olması gerekir.

Kişisel ilişkiye dayanarak yetkisiz ticari avantaj sağlanamaz.

24. Bağış ve sponsorluklar

VOZGO adına yapılan bağış veya sponsorluk kararları kişisel menfaat sağlamak, yakın bir kişiyi desteklemek veya gizli ticari avantaj elde etmek amacıyla alınamaz.

Kararlar şirketin kurumsal menfaatleri, değerleri ve ilgili politikaları doğrultusunda verilmelidir. Ayrıntılar Bağış ve Sponsorluk Politikası ile birlikte değerlendirilir.

25. Siyasi ve kişisel faaliyetler

Çalışanlar kişisel faaliyetlerini VOZGO'yu temsil ediyormuş izlenimi oluşturmadan yürütmelidir.

VOZGO'nun adı, markası, finansal kaynakları, çalışanlarının zamanı ve teknik altyapısı kişisel faaliyetler için yetkisiz şekilde kullanılamaz.

26. Çıkar çatışmasının bildirilmesi

Bir kişi mevcut, potansiyel veya görünürde çıkar çatışması bulunduğunu fark ettiğinde durumu gecikmeksizin bildirmelidir.

E-posta

[email protected]

KEP

[email protected]

Diğer kanallar

İhbar Bildirim sayfasındaki telefon, posta ve ofis kanalları

Bildirim yapılması kişinin kusurlu olduğu anlamına gelmez. Çıkar çatışmasının zamanında açıklanması, bu Politikanın temel gereklerinden biridir. E-posta teknik anonimlik garantisi vermez.

27. Bildirimde yer alabilecek bilgiler

Bildirim mümkün olduğu ölçüde ilgili kişileri, ilişkinin niteliğini, çıkarın niteliğini, ilgili şirket veya tedarikçiyi ve devam eden karar veya işlem sürecini açıklamalıdır.

Yalnızca değerlendirme için gerekli bilgiler paylaşılmalıdır. Konuyla ilgisiz kişisel veriler ve özel nitelikli veriler gönderilmemelidir.

28. Karar sürecinden çekilme

Çıkar çatışması bulunan kişi ilgili durum değerlendirilene kadar karar, oy, onay, pazarlık, tedarikçi seçimi, işe alım ve ödeme süreçlerinden çekilebilir.

Gerekli görülmesi halinde ilgili iş başka bir çalışan veya yönetici tarafından yürütülür.

29. Çıkar çatışmasının yönetilmesi

Her çıkar çatışması ticari ilişkinin tamamen sonlandırılmasını gerektirmez.

Durumun niteliğine göre kişinin karar sürecinden çekilmesi, ikinci onay mekanizması oluşturulması, işlemin bağımsız bir kişi tarafından incelenmesi, görev veya yetkinin değiştirilmesi, ekonomik menfaatin sona erdirilmesi veya ticari ilişkinin sonlandırılması gibi önlemler alınabilir.

Amaç, çıkar çatışmasının şirket kararları üzerindeki etkisini ortadan kaldırmak veya kabul edilebilir seviyeye indirmektir.

30. Yöneticilerin sorumluluğu

Yöneticiler çalışanların çıkar çatışması bildiriminde bulunmasını teşvik etmeli, bildirimleri tarafsız şekilde değerlendirmeli, bildirim yapan kişiye karşı misillemeye izin vermemeli ve kendi çıkar çatışmalarını da açıklamalıdır.

Yönetici sıfatı kişiyi işbu Politikanın uygulanmasından muaf tutmaz.

31. Yönetim kurulu ve üst yönetim

Yönetim kurulu üyeleri ve üst düzey yöneticiler bakımından çıkar çatışmaları Türk Ticaret Kanunu, şirket ana sözleşmesi, yönetim kurulu kararları ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde ayrıca değerlendirilir.

Kanunen uygulanması gereken müzakereye veya oylamaya katılmama ve diğer yükümlülükler saklıdır.

32. Tedarikçiler ve iş ortakları

VOZGO, önemli tedarikçi ve iş ortaklarından çıkar çatışmalarını açıklamalarını, çalışanlarına veya yöneticilerine gizli kişisel menfaat sağlamamalarını ve ihale veya seçim süreçlerini uygunsuz şekilde etkilememelerini bekler.

Ciddi çıkar çatışmalarının gizlenmesi ticari ilişkinin yeniden değerlendirilmesine neden olabilir.

33. Kayıtların tutulması

Önemli çıkar çatışması bildirimleri ve bunlara ilişkin alınan kararlar gerektiği ölçüde kayıt altına alınabilir.

Kayıtların tutulmasında gizlilik, kişisel verilerin korunması ve erişim yetkilendirmesi ilkelerine uyulur. Somut saklama süreleri veri kategorisine göre belirlenir; henüz yayımlanmamış bir çizelge bu genel esasların yerine geçmez.

34. Gizlilik

Çıkar çatışması bildirimleri, değerlendirme için gerekli kişilerle sınırlı olarak paylaşılır.

Bildirimde bulunan veya hakkında bildirim yapılan kişilerin bilgilerinin gereksiz şekilde açıklanmaması esastır.

Mevzuattan veya yetkili makam taleplerinden doğan açıklama yükümlülükleri saklıdır.

35. İyi niyetli bildirim ve misilleme yasağı

İyi niyetle çıkar çatışması, etik ihlal veya şüpheli ticari ilişki bildiren kişinin yalnızca bildirimde bulunması nedeniyle işten çıkarılması, tehdit edilmesi, cezalandırılması veya haksız şekilde görev veya hak kaybına uğratılması kabul edilmez.

Bilerek gerçek dışı veya kötü niyetli bildirimler bu koruma kapsamında değildir. İddianın doğrulanmaması tek başına kötü niyet anlamına gelmez.

36. Şüphe halinde bildirim

Bir kişinin belirli bir durumun çıkar çatışması oluşturup oluşturmadığından emin olmaması halinde durumu açıklaması tercih edilir.

Bir durumun bildirilmesi, otomatik olarak yasak olduğu anlamına gelmez.

Erken bildirim, çıkar çatışmasının büyümeden yönetilmesine imkân sağlar.

37. Politika ihlalleri

İşbu Politikanın ihlali iç inceleme, yetki değişikliği, disiplin işlemi, sözleşmesel yaptırım ve iş veya hizmet ilişkisinin sonlandırılması gibi sonuçlara yol açabilir.

Hukuka aykırılık bulunması halinde VOZGO'nun yasal başvuru ve tazminat hakları saklıdır.

38. Eğitim ve farkındalık

VOZGO, görevi gereği satın alma, satış, finans, işe alım, tedarikçi yönetimi ve yönetim gibi çıkar çatışması riskinin yüksek olduğu süreçlerde çalışan kişilerin işbu Politika konusunda bilinçlendirilmesini destekler.

Bu madde, belirli bir eğitim programının veya belgelendirmenin hâlihazırda tamamlanmış olduğu anlamına gelmez.

39. Etik ilkelerle ilişki

İşbu Politika; VOZGO Etik İlkeleri, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Hediye ve Ağırlama Politikası, İhbar Bildirim ve diğer uyum politikaları ile birlikte uygulanır.

Bir durum aynı anda birden fazla politika kapsamında değerlendirilebilir.

40. Politikanın yönetimi

İşbu Politikanın uygulanması VOZGO yönetimi ve ilgili şirket birimleri tarafından takip edilir.

Hukuki değerlendirme gerektiren hususlar gerektiğinde VOZGO'nun anlaşmalı hukuk bürosuyla birlikte incelenir.

Bu madde, ayrı bir etik kurulu veya bağımsız inceleme organının kurulmuş olduğu anlamına gelmez.

41. Güncelleme

VOZGO işbu Politikayı mevzuat değişiklikleri, şirket organizasyonundaki değişiklikler, faaliyet alanlarının gelişmesi, risk değerlendirmeleri ve uygulamada ortaya çıkan ihtiyaçlar doğrultusunda güncelleyebilir.

Politikanın güncel hali www.vozgo.com üzerinde yayımlanır.

42. Yürürlük

İşbu Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

İnternet sitesinde yayımlanması, somut bir işlemde ayrıca alınması gereken bildirim, onay veya görevler ayrılığı tedbirlerinin yerine geçmez.

43. Bildirim ve iletişim

İşbu Politika kapsamında çıkar çatışması veya etik ihlal bildirimi için:

Unvan

VOZGO Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi

Adres

Mustafa Kemal Mah. 3004 Cad. No: 91 Ataşehir / İSTANBUL

Ticaret sicili

İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü – 290912-5

MERSİS

0925096992000001

KEP

[email protected]

E-posta

[email protected]

Web

www.vozgo.com

Bildirimler VOZGO'nun ilgili birimleri tarafından değerlendirilir ve gerekli hukuki konular anlaşmalı hukuk bürosunun gözetim ve danışmanlığı kapsamında takip edilir.