İhbar Politikası

1. Amaç

VOZGO Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi (“VOZGO”), etik, hukuki ve uyumla ilgili şüphe veya ihlallerin güvenli şekilde bildirilebilmesini destekler.

İşbu İhbar Politikası (“Politika”), VOZGO'ya yapılabilecek ihbarların alınması, değerlendirilmesi ve gerektiğinde incelenmesine ilişkin temel ilkeleri belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

İşbu Politika İhbar Bildirim sayfasının yerine geçmez. Politika, ayrı bir ihbar portalı, ombudsman veya sürekli görevli bağımsız inceleyicinin bulunduğu anlamına gelmez. Sayfa acil yardım hattı değildir.

2. Kapsam

İşbu Politika VOZGO çalışanlarını, yöneticilerini, danışmanlarını, müşterilerini, tedarikçilerini, iş ortaklarını ve VOZGO ile ilişkili diğer kişileri kapsayabilir.

3. İhbar konuları

Aşağıdaki konulara ilişkin makul şüpheler VOZGO'ya bildirilebilir:

• Rüşvet veya yolsuzluk
• Dolandırıcılık
• Çıkar çatışması
• Kişisel veri ihlali
• Bilgi güvenliği ihlali
• Rekabet hukuku ihlali
• İnsan hakları ihlali
• İş sağlığı ve güvenliği riski
• Şirket varlıklarının kötüye kullanılması
• Mali veya ticari kayıtların gerçeğe aykırı tutulması
• Yaptırım veya ihracat kontrolü riski
• Suç gelirleri veya terörizmin finansmanıyla bağlantılı şüpheli durumlar
• Etik İlkelere veya diğer politikalara aykırı davranışlar
• Diğer ciddi hukuka aykırılık veya etik ihlaller

Bu liste sınırlayıcı değildir.

4. Bildirim kanalları

İhbarlar aşağıdaki kanallardan VOZGO'ya iletilebilir.

E-posta

[email protected]

KEP

[email protected]

Diğer kanallar

İhbar Bildirim sayfasındaki telefon, posta ve ofis kanalları

Gerekli durumlarda mevzuatta öngörülen diğer resmi başvuru yöntemleri de kullanılabilir. E-posta teknik anonimlik garantisi vermez. İhbar Bildirim sayfası acil yardım hattı değildir.

5. Anonim bildirimler

VOZGO, anonim bildirimleri bildirimin değerlendirilmesine imkân verecek yeterli bilgi bulunması, diğer kişilerin haklarının korunması ve hukuki sakınca bulunmaması halinde değerlendirebilir.

Anonim bildirim yapılması mümkündür; ancak kimliğin bilinmemesi bazı durumlarda ek bilgi alınmasını ve incelemenin etkin şekilde yürütülmesini zorlaştırabilir.

Ayrı bir anonim portal kurulmamıştır. E-posta teknik anonimlik garantisi vermez.

6. İyi niyet

Bildirim yapan kişinin ihlal bulunduğuna makul şekilde inanması yeterlidir.

İhbarın daha sonra doğrulanamaması, tek başına bildirimin kötü niyetli olduğu anlamına gelmez.

7. Kötü niyetli bildirimler

Bilerek gerçek dışı, yanıltıcı, iftira niteliğinde veya başka bir kişiye zarar verme amacı taşıyan bildirimler bu Politika kapsamında korunmaz.

Bu tür bildirimler olayın niteliğine göre ayrıca değerlendirilebilir.

8. Bildirimde yer alabilecek bilgiler

İhbarın sağlıklı değerlendirilebilmesi için mümkün olduğu ölçüde aşağıdaki bilgilerin paylaşılması faydalıdır:

• Olayın konusu
• Olayın tarihi veya dönemi
• İlgili kişiler
• Mevcut belge veya kayıtlar
• Bildirimi destekleyen diğer bilgiler

İhbar yapan kişiden elinde bulunmayan bilgi veya belgeleri hukuka aykırı yöntemlerle temin etmesi beklenmez.

9. Gizlilik

İhbarın içeriği ve ihbarı yapan kişinin kimliği, mümkün olduğu ölçüde ve incelemenin gerektirdiği kapsamla sınırlı olarak gizli tutulur.

Ancak yasal yükümlülükler, yetkili makam talepleri, ilgili kişilerin savunma hakları veya incelemenin sağlıklı yürütülmesi nedeniyle bazı bilgilerin paylaşılması gerekebilir.

Bu nedenle mutlak gizlilik garantisi verilmez.

10. Kişisel veriler

İhbar süreçlerinde elde edilen kişisel veriler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uygun şekilde işlenir.

Yalnızca ihbarın değerlendirilmesi için gerekli kişisel verilerin işlenmesi esastır.

İşbu madde aydınlatma metni veya açık rıza metni değildir. Ayrıntılar Kişisel Verilerin Korunması ve KVKK Aydınlatma Metninde yer alır.

11. İhbarların değerlendirilmesi

VOZGO'ya iletilen ihbarlar olayın niteliği, ciddiyeti, mevcut bilgi ve belgeler ile hukuki ve etik riskleri dikkate alınarak değerlendirilir.

Her bildirim aynı kapsamda soruşturma gerektirmeyebilir.

12. İnceleme

Gerekli görülmesi halinde ihbar hakkında iç inceleme başlatılabilir.

İnceleme şirket yönetimi, ilgili iş birimleri ve gerektiğinde anlaşmalı hukuk bürosu tarafından olayın niteliğine göre yürütülebilir.

Bu madde sürekli görevli bağımsız bir inceleme biriminin kurulmuş olduğu anlamına gelmez.

13. Tarafsızlık

İhbar hakkında değerlendirme yapan kişilerin mümkün olduğu ölçüde konu bakımından tarafsız olması esastır.

İncelemeyi gerçekleştiren kişinin ihbar konusu olayla çıkar çatışması bulunması halinde uygun başka bir kişi veya birim görevlendirilebilir. Ayrıntılar Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası ile birlikte değerlendirilir.

14. Hakkında ihbar yapılan kişiler

Bir kişi hakkında ihbar yapılmış olması, ilgili kişinin ihlali gerçekleştirdiğinin kesinleştiği anlamına gelmez.

İncelemelerde masumiyet karinesi, savunma hakkı, kişilik hakları ve kişisel verilerin korunması gözetilir.

15. İş birliği

VOZGO çalışanlarının meşru ve hukuka uygun iç incelemelerde gerekli ölçüde iş birliği yapmaları beklenir.

İncelemeye ilişkin belgelerin değiştirilmesi, gizlenmesi, yok edilmesi veya yanlış bilgi verilerek incelemenin yanıltılması kabul edilmez.

16. Misilleme yasağı

İyi niyetle ve makul bir şüpheye dayanarak ihbarda bulunan veya incelemeye katkı sağlayan kişiye yalnızca bu nedenle haksız olumsuz muamelede bulunulmaması esastır.

Misillemeye ilişkin ayrıntılı esaslar Misillemenin Engellenmesi Politikası kapsamında düzenlenir.

17. İhbarın sonucu

İnceleme sonucunda ihlal tespit edilmesi halinde olayın niteliğine göre aşağıdaki tedbirler değerlendirilebilir:

• Düzeltici işlem
• Erişim veya yetki sınırlandırması
• Disiplin işlemi
• Sözleşmesel tedbir
• Hukuki işlem
• Yetkili makamlara gerekli bildirimlerin yapılması

VOZGO'nun ve ilgili kişilerin yürürlükteki mevzuattan doğan hakları saklıdır.

18. Yetkili makamlar

İhbar konusu olayın yetkili kamu kurumlarına bildirilmesini gerektiren bir durum oluşturması halinde yürürlükteki mevzuat çerçevesinde gerekli işlemler yapılabilir.

İşbu Politika, kişilerin kanunen yetkili kamu kurumlarına veya yargı mercilerine doğrudan başvurma haklarını sınırlandırmaz.

19. Kayıtlar

İhbar ve incelemelere ilişkin kayıtlar, işin ve mevzuatın gerektirdiği ölçüde saklanabilir.

Bu kayıtlara erişim yetkili kişilerle sınırlandırılır. Bu madde tamamlanmış bir saklama çizelgesinin yayımlanmış olduğu anlamına gelmez.

20. Diğer politikalarla ilişki

İşbu Politika Etik İlkeler, Uyum Politikası, Misillemenin Engellenmesi Politikası, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası, Bilgi Güvenliği Politikası, İnsan Hakları Politikası ve ilgili diğer etik ve uyum politikaları ile birlikte değerlendirilir.

Emredici mevzuat hükümleri her durumda önceliklidir.

21. Yönetim ve gözetim

İhbar süreçleri VOZGO yönetimi ve ilgili iş birimleri tarafından takip edilir.

Hukuki değerlendirme gerektiren ihbarlar, gerektiğinde VOZGO'nun anlaşmalı hukuk bürosunun gözetim ve danışmanlığı kapsamında incelenir.

Bu madde, ihbar görevlisi, ombudsman veya sürekli görevli bağımsız bir inceleme organının atanmış olduğu anlamına gelmez.

22. Yürürlük ve güncelleme

İşbu İhbar Politikası yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

VOZGO, mevzuat veya şirket uygulamalarındaki değişiklikler doğrultusunda Politikayı güncelleyebilir. Güncel Politika www.vozgo.com üzerinde yayımlanır.

İnternet sitesinde yayımlanması, somut bir olayda ayrıca uygulanacak inceleme, bildirim veya mevzuat yükümlülüğünün yerine geçmez.

23. İletişim

İşbu Politika kapsamında soru, ihbar veya değerlendirme talebi için:

Unvan

VOZGO Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi

Adres

Mustafa Kemal Mah. 3004 Cad. No: 91 Ataşehir / İSTANBUL

Ticaret sicili

İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü – 290912-5

MERSİS

0925096992000001

KEP

[email protected]

E-posta

[email protected]

Web

www.vozgo.com

VOZGO'nun ihbar süreçleri şirket yönetimi ve ilgili iş birimleri tarafından takip edilir; gerekli hukuki değerlendirmeler anlaşmalı hukuk bürosunun gözetim ve danışmanlığı kapsamında yürütülür.