Bağış ve Sponsorluk Politikası

1. Amaç

VOZGO Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi (“VOZGO”), toplumsal faydayı, eğitimi, teknolojiyi, girişimciliği, bilimsel gelişimi, çevresel sürdürülebilirliği, kültürü, sanatı ve sosyal dayanışmayı destekleyen faaliyetlere katkıda bulunmayı önemser.

İşbu Bağış ve Sponsorluk Politikası (“Politika”); VOZGO tarafından gerçekleştirilecek bağış, yardım, sponsorluk ve benzeri desteklerin hukuka uygun, etik, şeffaf, kayıtlı, şirket değerleriyle uyumlu ve çıkar çatışmasından uzak şekilde yürütülmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Bağış veya sponsorluk hiçbir durumda rüşvet, gizli komisyon, karşılıksız kişisel menfaat, kararları uygunsuz biçimde etkileme veya çıkar çatışması aracı olarak kullanılamaz.

İşbu Politika, VOZGO'nun bağış veya sponsorluk yapma taahhüdü değildir; somut destekler yetkili onay ve bütçe ile belirlenir.

2. Kapsam

İşbu Politika VOZGO yönetim kurulunu, yöneticilerini, çalışanlarını, şirket adına bağış veya sponsorluk kararı alan kişileri, ilgili finans ve muhasebe süreçlerini ve VOZGO markaları adına gerçekleştirilen destekleri kapsar.

VOZGO bünyesinde faaliyet gösteren markalar adına gerçekleştirilen bağış ve sponsorluklar da, aksi açıkça belirlenmedikçe, işbu Politika esaslarına tabidir.

3. Tanımlar

3.1. Bağış

Bağış, VOZGO tarafından herhangi bir doğrudan ticari karşılık beklenmeksizin nakdi, ayni, hizmet, ekipman, yazılım, lisans veya teknik destek şeklinde sağlanan katkıyı ifade eder.

3.2. Sponsorluk

Sponsorluk, VOZGO'nun marka görünürlüğü, kurumsal iletişim, sosyal etki, toplumsal katkı, iş geliştirme veya etkinlik görünürlüğü gibi meşru amaçlarla bir kişi, kurum, proje, etkinlik veya faaliyete destek sağlaması ve bunun karşılığında belirli tanıtım veya sponsorluk hakları elde etmesidir.

3.3. Ayni destek

Para dışındaki cihaz, ürün, lisans, yazılım, hosting, sunucu kaynağı, teknik hizmet, tasarım veya danışmanlık gibi destekleri ifade eder.

4. Temel ilkeler

VOZGO tarafından gerçekleştirilen bağış ve sponsorluklarda aşağıdaki ilkeler esas alınır:

1. Hukuka uygunluk
2. Şeffaflık
3. Kayıt altına alma
4. Hesap verebilirlik
5. Tarafsızlık
6. Çıkar çatışmalarından kaçınma
7. Rüşvet ve yolsuzluğun önlenmesi
8. Şirket itibarının korunması
9. Kaynakların sorumlu kullanımı
10. Toplumsal fayda

5. Bağış ve sponsorluğun ayrılması

Bağış ile sponsorluk aynı işlem olarak değerlendirilmez.

Bir desteğin reklam, logo kullanımı, tanıtım, görünürlük, isim hakkı veya etkinlik katılım hakkı gibi karşılıklar içermesi halinde işlem sponsorluk veya reklam niteliği taşıyabilir.

İşlemin hukuki ve vergisel niteliği, işlemden önce gerektiğinde mali müşavir veya hukuk danışmanıyla değerlendirilir.

6. Desteklenebilecek alanlar

VOZGO özellikle aşağıdaki alanlardaki projeleri destekleyebilir:

• eğitim
• teknoloji
• yazılım
• girişimcilik
• bilim
• araştırma ve geliştirme
• gençlerin gelişimi
• dijital okuryazarlık
• çevre ve sürdürülebilirlik
• kültür ve sanat
• spor
• afet ve insani yardım
• sosyal dayanışma
• engellilerin toplumsal hayata katılımı
• toplumsal fayda sağlayan projeler

Bu liste sınırlayıcı değildir ve belirli bir alanda bağış yapılacağı taahhüdü değildir.

7. Desteklenmeyecek faaliyetler

VOZGO hukuka aykırı, şiddeti teşvik eden, nefret söylemi içeren, dolandırıcılık şüphesi bulunan, insan hakları ihlalleriyle bağlantılı veya şirketin etik değerleriyle açıkça bağdaşmayan faaliyetlere bağış veya sponsorluk sağlamaz.

Destek talep eden kişi veya kuruluş hakkında ciddi hukuki veya etik risk bulunması halinde talep reddedilebilir.

8. Rüşvet ve yolsuzluk yasağı

Bağış veya sponsorluk; bir kamu görevlisinin kararını etkilemek, bir ihaleyi kazanmak, ruhsat veya izin almak, müşteri kazanmak, sözleşme elde etmek veya mevzuata aykırı avantaj sağlamak amacıyla kullanılamaz.

Bir ödemenin “bağış” veya “sponsorluk” olarak adlandırılması, işlemin gerçek niteliğini değiştirmez.

Gerçekte uygunsuz menfaat sağlama amacı taşıyan bir işlem işbu Politika kapsamında yasaktır. Ayrıntılar Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası ile birlikte uygulanır.

9. Karşılık beklentisi

Bağışlar kural olarak doğrudan ticari karşılık beklentisi olmaksızın gerçekleştirilir.

Sponsorluklarda ise logo kullanımı, marka görünürlüğü, tanıtım veya etkinlik hakkı gibi karşılıklar bulunabilir.

Bu karşılıkların yazılı olarak açıkça belirlenmesi esastır.

10. Kamu kurumları ve kamu görevlileriyle bağlantılı destekler

Kamu kurumlarına, kamu yararına faaliyet gösteren kuruluşlara veya kamu görevlileriyle bağlantılı olabilecek yapılara yapılacak bağış ve sponsorluklar daha yüksek uyum riski taşıyabilir.

Bu işlemlerde desteğin hukuki dayanağı, alıcının kimliği, ödeme yöntemi, destek amacı ve herhangi bir kamu kararıyla bağlantısının bulunup bulunmadığı ayrıca değerlendirilir.

Bir kamu görevlisine kişisel olarak bağış veya sponsorluk adı altında menfaat sağlanamaz.

11. Siyasi destekler

VOZGO'nun şirket kaynakları siyasi parti, siyasi aday, siyasi kampanya veya kişisel siyasi faaliyet için kullanılmadan önce yürürlükteki mevzuat ve şirket yönetiminin açık kararı dikkate alınır.

Bu madde, VOZGO'nun siyasi bağış yaptığı veya yapacağı anlamına gelmez.

VOZGO çalışanlarının kişisel siyasi faaliyetleri şirket faaliyetlerinden ayrı tutulmalıdır.

Bir çalışanın kişisel siyasi tercihi veya faaliyeti VOZGO'nun kurumsal görüşü olarak sunulamaz.

12. Kişisel bağlantılar

Bağış veya sponsorluk yapılması planlanan kurum, dernek, vakıf, şirket, etkinlik veya kişi ile karar veren çalışanın veya yöneticinin yakın kişisel, ailevi veya ekonomik ilişkisi bulunması halinde bu durum açıklanmalıdır.

İlgili kişi mümkün olduğu ölçüde karar sürecinden çekilir.

Ayrıntılı esaslar Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası kapsamında uygulanır.

13. Çalışan talepleri

Çalışanlar desteklenmesini uygun gördükleri sosyal projeleri VOZGO yönetimine önerebilir.

Bununla birlikte çalışanın bir kuruluşu önermesi bağış yapılacağı, sponsorluk sağlanacağı veya şirket kaynağı ayrılacağı anlamına gelmez.

Talep objektif kriterlerle değerlendirilir.

14. Bağış ve sponsorluk onayı

VOZGO adına bağış veya sponsorluk yapılması şirket içerisinde yetkilendirilmiş kişi veya organın onayına tabidir.

Onay mekanizması destek miktarı, yararlanıcı, hukuki risk, itibar riski, bütçe ve destek türü dikkate alınarak belirlenebilir.

Somut tutar eşikleri ve onay yetki tablosu bu Politikada yayımlanmamıştır; işleyişe göre ayrıca belirlenir.

Çalışanların kendi yetkileri dışında şirket adına bağış veya sponsorluk taahhüdünde bulunmaları yasaktır.

15. Yazılı belge ve sözleşme

Sponsorluk işlemlerinin mümkün olduğu ölçüde yazılı bir sözleşmeye bağlanması esastır.

Sözleşmede en azından taraflar, sponsorluk konusu, destek tutarı veya niteliği, sponsorluk süresi, karşılıklı haklar, logo ve marka kullanımı, ödeme veya teslim şekli ve sona erme koşulları belirtilmelidir.

Bağışlarda ise işlemin niteliğine uygun makbuz, dekont, teslim tutanağı, fatura veya resmi belge alınması gerekir.

16. Ödemelerin şeffaflığı

Nakdi bağış ve sponsorlukların mümkün olduğu ölçüde doğrulanmış banka hesabına, kayıtlı kurum veya kuruluş adına ve banka sistemi üzerinden yapılması tercih edilir.

Kişisel banka hesabına ödeme yapılması ancak işlemin hukuki niteliği ve alıcının statüsü bakımından meşru ve belgelenebilir olması halinde değerlendirilir.

Açıklanamayan veya aracı kişilere yönlendirilen ödemeler yapılmaz.

17. Nakit ödemeler

Bağış veya sponsorluk işlemlerinde kayıt dışı nakit ödeme yapılmaz.

Nakit ödemenin hukuken gerekli veya zorunlu olduğu istisnai durumlarda işlem uygun belgeye bağlanmalı ve şirket kayıtlarına alınmalıdır.

18. Ayni bağışlar

VOZGO bilgisayar, sunucu, yazılım lisansı, hosting, teknik hizmet, tasarım veya ekipman gibi ayni desteklerde bulunabilir.

Ayni desteğin niteliği, miktarı, değeri ve teslim alan kişi veya kuruluş uygun şekilde kayıt altına alınır.

19. Ücretsiz teknoloji hizmetleri

VOZGO'nun bir kuruma ücretsiz hosting, sunucu, yazılım, teknik destek, tasarım veya danışmanlık sunması bağış veya sponsorluk niteliğinde olabilir.

Bu hizmetlerin ekonomik değeri ve kapsamı gerektiğinde şirket kayıtlarında gösterilir.

Ücretsiz hizmetler kişisel ilişkilere dayanarak yetkisiz şekilde sağlanamaz.

20. Sponsorluk karşılıkları

Sponsorluk kapsamında VOZGO'ya sağlanabilecek haklar arasında logo kullanımı, isim hakkı, etkinlik görünürlüğü, dijital veya basılı tanıtım, sosyal medya paylaşımı, etkinlik alanı ile konuşmacı veya katılım hakkı bulunabilir.

Bu hakların kapsamı sponsorluk sözleşmesinde açıkça belirtilmelidir.

21. Marka kullanımı

VOZGO veya VOZGO markalarına ait logo, isim, slogan ve görsel kimlik yalnızca üzerinde anlaşılmış sponsorluk kapsamı ve süre boyunca kullanılabilir.

Destek alan kuruluş, VOZGO ile gerçekte bulunmayan ortaklık, iştirak, onay veya temsil ilişkisi bulunduğu izlenimini oluşturamaz.

22. Sponsorluğun reklam niteliği

Bir sponsorluk işlemi ticari tanıtım veya reklam unsuru içeriyorsa ilgili reklam, vergi ve diğer mevzuat ayrıca dikkate alınır.

İşlemin bağış olarak isimlendirilmesi, gerçekte reklam niteliği taşıyan faaliyetin hukuki niteliğini değiştirmez.

23. Vergisel değerlendirme

Bağış ve sponsorlukların tamamının otomatik olarak vergi matrahından indirilebilir olduğu kabul edilmez.

Vergisel uygulama; desteğin türü, alıcı kuruluş, destek amacı, ilgili dönemde yürürlükte bulunan mevzuat ile gerekli belge ve makbuzların bulunması dikkate alınarak değerlendirilir.

Vergi avantajı elde etmek amacıyla bağış veya sponsorluk işleminin gerçek niteliği değiştirilemez.

24. Belgelendirme

Bağış veya sponsorluk işlemleri için uygulanabilir olduğu ölçüde sözleşme, banka dekontu, makbuz, fatura, teslim tutanağı ve yönetim onayı gibi belgeler muhafaza edilir.

Belgelerin işlemin gerçek niteliğini ve miktarını doğru şekilde göstermesi gerekir.

25. Muhasebe kayıtları

Bağış ve sponsorluklar şirketin mali kayıtlarında gerçek niteliklerine uygun şekilde gösterilmelidir.

Bir ödeme başka gider adı altında gizlenemez, yanlış hesapta gösterilemez veya gerçek alıcı gizlenerek kaydedilemez.

26. Ön inceleme

Önemli bağış veya sponsorluklar öncesinde yararlanıcı hakkında uygun seviyede inceleme yapılabilir.

Bu inceleme kuruluşun varlığı, faaliyet konusu, yetkilileri, itibarı, desteğin amacı, olası çıkar çatışmaları ile hukuki veya etik riskleri kapsayabilir.

27. Yüksek riskli destekler

Aşağıdaki durumlarda daha ayrıntılı değerlendirme yapılabilir: yüksek tutarlı destekler, kamu kurumlarıyla bağlantılı destekler, kamu görevlileriyle bağlantılı kuruluşlar, olağan dışı ödeme talepleri, yurt dışındaki yararlanıcılar, gerçek faydalanıcısı belirsiz kuruluşlar ve yakın zamanda VOZGO ile ticari karar sürecine girecek kurumlar.

28. Yurt dışı bağış ve sponsorluklar

Yurt dışında bulunan kişi veya kuruluşlara yapılacak desteklerde ilgili ülke mevzuatı, ekonomik yaptırımlar, bankacılık kısıtlamaları, vergi kuralları ve para transferi düzenlemeleri gerektiğinde ayrıca değerlendirilir.

29. Yaptırım ve yasaklı kişi kontrolleri

Yüksek riskli uluslararası işlemlerde destek alıcısının VOZGO'ya uygulanabilir ekonomik yaptırımlar veya ticari yasaklar kapsamında bulunup bulunmadığı değerlendirilebilir.

VOZGO hukuken gerçekleştiremeyeceği bir ödemeyi bağış veya sponsorluk adı altında gerçekleştirmez.

Ayrıntılar Yaptırımlar ve İhracat Kontrolleri Politikası ile birlikte değerlendirilir.

30. İnsani yardımlar

Afet, savaş, olağanüstü durum veya insani krizlerde VOZGO hızlı şekilde yardım sağlamak isteyebilir.

Acil durumlar, mümkün olduğu ölçüde güvenilir yardım kuruluşları, resmi kampanyalar ve doğrulanmış yardım organizasyonları aracılığıyla desteklenir.

Acil durum gerekçesi kayıt ve şeffaflık yükümlülüklerinin tamamen ortadan kaldırılması anlamına gelmez.

31. Çalışanlar adına yardım kampanyaları

VOZGO çalışanları kendi aralarında gönüllü yardım kampanyaları düzenleyebilir.

Bu tür kampanyalar VOZGO tarafından resmi olarak desteklenmediği sürece şirket bağışı olarak değerlendirilmez.

Çalışanların bağış yapmaya zorlanması veya yapmadıkları için olumsuz muamele görmeleri kabul edilmez.

32. Gönüllülük

VOZGO çalışanların sosyal sorumluluk projelerine gönüllü katılımını destekleyebilir.

Çalışanların gönüllülük faaliyetleri mümkün olduğu ölçüde kişisel tercihe dayanır.

VOZGO'nun resmi olarak desteklediği gönüllülük faaliyetleri ayrıca duyurulabilir.

33. Kişisel bağışlar

VOZGO çalışanlarının kendi kaynaklarından gerçekleştirdiği kişisel bağışlar kendilerine aittir.

Çalışanlar kişisel bağışlarını VOZGO adına yapılmış gibi gösteremez.

VOZGO'nun logosu, banka hesabı, kurumsal e-posta sistemi ve diğer şirket kaynakları kişisel yardım kampanyalarında izinsiz kullanılamaz.

34. Sponsorlukta içerik ve itibar kontrolü

VOZGO'nun sponsor olduğu etkinlik, organizasyon, içerik, kişi veya proje şirketin etik değerleri ve kurumsal itibarı bakımından değerlendirilir.

Sponsor olunan tarafın sonradan hukuka aykırı, ciddi etik ihlal içeren veya şirket itibarına ağır zarar verebilecek faaliyetlerde bulunduğunun anlaşılması halinde sponsorluk yeniden değerlendirilebilir.

35. Sözleşmenin feshi

Sponsorluk sözleşmelerine uygun olması halinde hukuka aykırılık, rüşvet veya yolsuzluk, marka haklarının ihlali, yanlış beyanda bulunma veya ciddi itibar riski durumlarında VOZGO'ya sponsorluk ilişkisini askıya alma veya sona erdirme hakkı veren hükümler eklenebilir.

36. Kişisel veriler

Bağış ve sponsorluk süreçlerinde elde edilen kişisel veriler KVKK ve ilgili mevzuata uygun şekilde işlenir.

İnceleme kapsamında yalnızca gerekli kişisel verilerin işlenmesi esastır.

Ayrıntılar Kişisel Verilerin Korunması ve KVKK Aydınlatma Metni kapsamında saklıdır. İşbu Politika açık rıza metni değildir.

37. Gizlilik

Bağış ve sponsorluk başvuruları kapsamında VOZGO'ya sunulan ticari veya kişisel bilgiler uygun gizlilik tedbirleri altında değerlendirilir.

Mevzuat veya şeffaflık yükümlülükleri nedeniyle açıklanması gereken bilgiler saklıdır.

38. Şeffaflık

VOZGO gerçekleştirdiği önemli kurumsal sosyal sorumluluk, bağış veya sponsorluk faaliyetlerini uygun gördüğü ölçüde kamuya açıklayabilir.

Ancak güvenlik, kişisel veri, ticari sır veya yararlanıcının korunmasını gerektiren durumlarda açıklama yapılmayabilir.

39. Etki ölçümü

Önemli sosyal sorumluluk ve sponsorluk projelerinde ulaşılan kişi sayısı, proje çıktıları, toplumsal fayda ve marka etkisi gibi sonuçlar ölçülebilir.

Bağışın sosyal fayda amacı taşıması, her durumda nicel performans hedefi bulunmasını gerektirmez.

40. Çıkar çatışması bildirimi

Bir çalışan veya yönetici bağış veya sponsorluk talebiyle ilişkili kişisel çıkar çatışması tespit ederse bunu gecikmeksizin açıklamalıdır.

E-posta

[email protected]

KEP

[email protected]

Diğer kanallar

İhbar Bildirim sayfasındaki telefon, posta ve ofis kanalları

İlgili kişi gerektiğinde karar sürecinden çekilir. E-posta teknik anonimlik garantisi vermez.

41. Şüpheli taleplerin bildirilmesi

Bir bağış veya sponsorluk talebinin rüşvet, dolandırıcılık, çıkar çatışması, gizli ödeme veya sahte kuruluş şüphesi taşıması halinde durum ilgili yöneticiye veya hukuk kanalına bildirilmelidir.

42. Misilleme yasağı

İyi niyetle şüpheli bir bağış veya sponsorluk işlemini bildiren kişiye yalnızca bildirim yaptığı için olumsuz muamelede bulunulmaz.

Bilerek gerçek dışı ve kötü niyetli bildirimler bu koruma kapsamında değildir. İddianın doğrulanmaması tek başına kötü niyet anlamına gelmez.

43. Politika ihlalleri

İşbu Politikaya aykırı işlemler iç inceleme, ödeme iptali, yetki sınırlandırılması, disiplin işlemi, sponsorluk veya iş ilişkisinin sonlandırılması ve hukuki işlem ile sonuçlanabilir.

44. Diğer politikalarla ilişki

İşbu Politika özellikle Etik İlkeler, Uyum Politikası, Çıkar Çatışmasının Engellenmesi Politikası, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası ve İhbar Bildirim ile birlikte uygulanır.

Emredici mevzuat hükümleri her durumda önceliklidir.

45. Yönetim ve sorumluluk

Bağış ve sponsorluk işlemlerinin işbu Politikaya uygunluğu VOZGO yönetimi ve ilgili iş birimleri tarafından takip edilir.

Mali ve vergisel değerlendirmeler gerektiğinde şirketin mali müşavirleriyle; hukuki ve etik değerlendirmeler ise gerektiğinde VOZGO'nun anlaşmalı hukuk bürosuyla birlikte yürütülür.

Bu madde, ayrı bir bağış komitesi veya sürekli görevli sosyal sorumluluk biriminin kurulmuş olduğu anlamına gelmez.

46. Politikanın güncellenmesi

VOZGO işbu Politikayı mevzuat değişiklikleri, şirket faaliyetlerinin değişmesi, ortaya çıkan uyum riskleri ve kurumsal sosyal sorumluluk yaklaşımındaki değişiklikler doğrultusunda güncelleyebilir.

Politikanın güncel hali www.vozgo.com üzerinde yayımlanır.

47. Yürürlük

İşbu Bağış ve Sponsorluk Politikası yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.

İnternet sitesinde yayımlanması, somut bir işlemde ayrıca alınması gereken onay, belge, muhasebe kaydı veya vergisel değerlendirmenin yerine geçmez.

48. İletişim

Bağış, sponsorluk, etik değerlendirme veya bu Politika kapsamındaki bildirimler için:

Unvan

VOZGO Bilişim Hizmetleri Anonim Şirketi

Adres

Mustafa Kemal Mah. 3004 Cad. No: 91 Ataşehir / İSTANBUL

Ticaret sicili

İstanbul Ticaret Sicili Müdürlüğü – 290912-5

MERSİS

0925096992000001

KEP

[email protected]

E-posta

[email protected]

Web

www.vozgo.com

VOZGO'nun bağış ve sponsorluk süreçleri şirket yönetimi ve ilgili iş birimleri tarafından yürütülür; gerekli mali ve hukuki değerlendirmeler şirketin mali danışmanları ve anlaşmalı hukuk bürosunun desteğiyle gerçekleştirilir.